INFORMARE PRIVIND INSTITUIREA CANALULUI INTERN DE RAPORTARE LA NIVELUL OPEREI COMICE PENTRU COPII, Conform Legii nr. 361/2022 PRIVIND PROTECTIA AVERTIZORILIR ÎN INTERES PUBLIC

În acord cu dispozițiile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, Opera Comică pentru Copii a operaționalizat canalul intern de raportare pentru persoanele denumite generic avertizori în interes public.

Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public constituie cadrul general în materia protecției persoanelor care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă, în cadrul autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanelor juridice de drept privat.

Legea reglementează procedura de primire, de examinare și soluționare a raportărilor, drepturile și obligațiile persoanelor care efectuează raportări sau divulgă public informații privind încălcări ale legii, măsurile de protecție a acestora, obligațiile autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și persoanelor juridice de drept privat, drepturile persoanelor vizate, precum și atribuțiile autorităților competente.

Avertizorii în interes public sunt persoanele fizice care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, precum și informații cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul autorităților, instituțiilor publice, persoanelor juridice de drept public sau privat, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale.

De asemenea, pot efectua raportări privind încălcări ale legii și:

• Persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă și care efectuează raportări sau divulgă public informații privind încălcări ale legii obținute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale ori în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat, precum și persoanele care raportează sau dezvăluie public informații privind încălcări ale legii în mod anonim;
• Persoanele care desfășoară o activitate independentă (în sensul art. 49 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene), acționarii și persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al unei întreprinderi, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administrație, precum și voluntarii și stagiarii remunerați sau neremunerați, orice persoană care lucrează sub supravegherea și conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanților și a furnizorilor acesteia.

Informațiile referitoare la încălcări ale legii trebuie să fi fost obținute de avertizor în context profesional. Contextul profesional este reprezentat de activitățile profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfășurate de avertizor în cadrul autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanelor juridice de drept privat, în baza cărora acesta a putut obține informații referitoare la încălcări ale legii și poate suferi represalii în caz de raportare.

Astfel, persoanele care îndeplinesc calitatea de avertizori în interes public au la dispoziție următoarele modalități de raportare:

1. Canalul intern – instituit la nivelul autorităților, instituțiilor publice, persoanelor juridice de drept public sau privat (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. III din Legea nr. 361/2022);
2. Canalul extern – reprezentat de Agenția Națională de Integritate (A.N.I.), precum și de alte entități care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii în domeniul lor de competență (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. IV din Legea nr. 361/2022);
3. Divulgarea publică – presă, organizații profesionale, sindicale sau patronale, organizații neguvernamentale, comisii parlamentare sau prin punerea la dispoziție în orice mod în spațiul public a informațiilor referitoare la încălcări ale legii (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. V din Legea nr. 361/2022).

Raportările privind încălcări ale legii se efectuează, în principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente. Avertizorul în interes public care efectuează o raportare privind încălcări ale legii poate alege, însă, între canalul intern de raportare și canalul extern de raportare.

La alegerea canalului de raportare avertizorul în interes public poate lua în considerare aspecte precum:

1. existența riscului de represalii, în cazul raportării prin canalele interne;
2. imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor interne de raportare.

Raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziție de autoritățile, instituțiile publice, persoanele juridice de drept public, precum și de persoanele juridice de drept privat pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii.

Canalul intern de raportare instituit la nivelul Operei Comice pentru Copii are drept scop facilitarea comunicării orale sau scrise de informații referitoare la încălcări ale legii în cadrul acestei instituții și poate fi folosit prin următoarele modalități:

• Prin e-mail la adresa info2@operacomica.ro;
• Prin intermediul serviciilor poștale la adresa din Calea Giulești nr. 16, sector 6, București, destinatar: Opera Comică pentru Copii; Plicul ce conține documentele aferente raportării va fi sigilat, fără a fi trecute pe plic datele de identificare ale avertizorului (acestea fiind menționate în cuprinsul raportării nominale), având înscrisă mențiunea: “Raportare conform prevederilor Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public”;
• Personal, la sediul Operei Comice pentru Copii, în prezența persoanelor special desemnate (cu programare prealabilă efectuată la adresa de e-mail indicată anterior). Aspectele prezentate vor fi consemnate de către persoana desemnată într-un proces-verbal, sub rezerva exprimării consimțământului avertizorului în interes public. Persoana desemnată oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal, prin semnarea acestuia. În lipsa consimțământului, avertizorul în interes public va fi îndrumat să formuleze solicitarea în scris, pe suport de hârtie, sau în format electronic, la adresa de e-mail dedicată.

Persoanele pot solicita consiliere confidențială în legătură cu efectuarea de raportări la adresa de e-mail info2@operacomica.ro, cât și prin intermediul canalelor puse la dispoziție de către Agenția Națională de Integritate (A.N.I.).

La nivelul Operei Comice pentru Copii au fost desemnate persoane responsabile cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor interne.

În ceea ce privește îndeplinirea responsabilităților ce decurg din punerea în aplicare a prevederilor Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, persoanele desemnate se subordonează exclusiv Managerului Operei Comice pentru Copii.

Gestionarea raportărilor se realizează cu păstrarea confidențialității asupra identității avertizorului în interes public și a informațiilor care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepția situației în care avertizorul își exprimă consimțământul expres în vederea divulgării acestor informații.

Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul instituției, alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.

Identitatea avertizorului în interes public și informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia pot fi divulgate numai în cazul existenței unei obligații impuse de lege, cu respectarea condițiilor și a limitelor prevăzute de aceasta. În acest caz, avertizorul în interes public este informat, anterior, în scris, cu privire la divulgarea identității și a motivelor divulgării datelor confidențiale în cauză.

Obligația de a păstra confidențialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public a dezvăluit în mod intenționat identitatea sa în contextul unei divulgări publice.

De asemenea, prelucrarea datelor cu caracter personal, realizată în baza Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, inclusiv schimbul sau transmiterea datelor cu caracter personal de către autoritățile competente, va fi efectuată potrivit dispozițiilor din Regulamentul (UE) 2016/679 și din Legea nr. 363/2018, precum și dispozițiilor din Regulamentul (UE) 2018/1.725.

Datele cu caracter personal care nu sunt necesare pentru soluționarea unei anumite raportări nu se colectează sau, dacă sunt colectate în mod accidental, se șterg.

Normele privind protecția identității aplicabile avertizorilor în interes public se aplică și persoanei vizate, precum și terțelor persoane la care se face referire în raportare.

Pentru a beneficia de măsurile de protecție prevăzute de lege, avertizorul în interes public trebuie să întrunească cumulativ următoarele condiții (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. VI din Legea nr. 361/2022):

1. să fie una dintre persoanele care efectuează raportări potrivit prevederilor legale și care a obținut informații referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
2. să fi avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
3. să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică.

Pentru a beneficia de măsurile reparatorii, avertizorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condițiile de mai sus, precum și condiția ca represaliile să fie consecința raportării efectuate.

Măsurile de protecție, de sprijin și cele reparatorii se aplică și:

1. facilitatorilor;
2. persoanelor terțe care au legături cu avertizorul în interes public și care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
3. persoanelor juridice deținute de către avertizorul în interes public sau pentru care avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;
4. avertizorului în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informații referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat și suferă represalii;
5. avertizorului în interes public care efectuează raportări către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile competente ale Uniunii Europene.

Raportarea trebuie să cuprindă, cel puțin, următoarele elemente:

• nume și prenume;
• date de contact;
• contextul profesional în care au fost obținute informațiile;
• persoana vizată, dacă este cunoscută;
• descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii;
• probe în susținerea raportării (indicarea altor persoane care au cunoștință despre eveniment, orice documente sau informații de natură să faciliteze verificarea faptei raportate);
• data;
• semnătura avertizorului.

Dispozițiile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public se aplică, de asemenea, persoanelor care raportează sau dezvăluie public informații privind încălcări ale legii în mod anonim.

Astfel, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii referitoare la încălcări ale legii.

În situația în care Opera Comică pentru Copii primește o raportare privind încălcări ale legii pentru care competența de examinare, de efectuare a unor acțiuni subsecvente și de soluționare revine în sarcina altei autorități, redirecționarea se realizează cu păstrarea garanțiilor privind confidențialitatea și integritatea.

Persoana desemnată va informa avertizorul în interes public referitor la confirmarea primirii raportării în termen de 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

În cazul în care sunt necesare clarificări suplimentare privind situația sesizată, în vederea informării, efectuării de acțiuni subsecvente și soluționării raportării, persoana desemnată menține contactul cu avertizorul în interes public și transmite solicitări prin intermediul aceluiași canal de comunicare (dacă în cuprinsul raportării nu a fost indicat un alt canal de comunicare).

Soluționarea unei raportări va fi efectuată în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării primirii raportării.

Înăuntrul termenului de 3 luni, persoana desemnată va informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

Acțiunile subsecvente sunt reprezentate de orice acțiune întreprinsă de către persoana desemnată în vederea soluționării raportării și, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate.

După finalizarea verificărilor, persoana desemnată întocmește un raport care conține următoarele elemente: prezentarea situației care a făcut obiectul raportării, inclusiv descrierea informațiilor aduse la cunoștința Operei Comice pentru Copii prin raportarea înregistrată și, după caz, prin comunicarea către autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public vizate, precum și către persoanele juridice de drept privat, de concluzii și recomandări care pot cuprinde referiri la eventuale măsuri de protecție.

Raportarea internă se clasează atunci când:

1. nu conține elementele prevăzute de lege, altele decât datele de identificare ale avertizorului în interes public, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită;
2. raportarea este transmisă anonim și nu conține suficiente informații referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită.

În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu același obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare.

Dacă după trimiterea acesteia se primește o nouă raportare cu același obiect, fără a prezenta informații suplimentare care să justifice o acțiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.

Raportarea se clasează și în situația în care, în urma analizei preliminare efectuate, se constată că aceasta nu se încadrează în domeniul de aplicabilitate a prevederilor legale privind protecția avertizorilor în interes public sau în situația în care se constată faptul că persoana care a efectuat raportarea nu are calitatea de avertizor în interes public.

Persoana desemnată poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră și nu necesită acțiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii.

Persoana desemnată comunică modalitatea de soluționare a raportării, în termen de 5 zile de la finalizarea examinării, avertizorului în interes public și persoanei vizate.

Pentru a permite efectuarea de verificări suplimentare, raportările vor fi păstrate o perioadă de 5 ani de la momentul înregistrării, cu respectarea cerințelor privind confidențialitatea, după expirarea acestei perioade urmând a fi distruse de către persoanele desemnate, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.

Constituie contravenție, potrivit art. 29 din Legea nr. 361/2022 și se sancționează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârșită în astfel de condiții încât să fie considerată, potrivit legii, infracțiune, situația în care se constată că raportarea privind o încălcare a legii a fost făcută cunoscând că informațiile sunt nereale, pornind de la necesitatea respectării de către avertizor a principiilor bunei-credințe și a responsabilității.